Dobrze sporządzona umowa logistyczna

mec. Katarzyna Woroszylska, Rechtsanwältin / Adwokat, Partner w Kancelarii Prawnej e|n|w|c

Wraz z rozwojem działalności przedsiębiorcy, coraz większego znaczenia nabiera kwestia właściwej organizacji jego struktury logistycznej, a osiągnięcie pewnego pułapu, głównie w zakresie dystrybucji oznacza również konieczność zawarcia profesjonalnej umowy dystrybucyjno – logistycznej. Negocjacje takiej umowy między przedsiębiorcą a spedytorem oraz / lub centrum logistycznym koncentrują się zwykle na aspektach gospodarczych a prawne niedoskonałości takich umów ujawniają się często dopiero w trakcie trwania umowy, wymuszając na stronach skomplikowane renegocjacje, pociągające za sobą dodatkowe koszty. Stąd warto już przy przygotowywaniu umowy logistycznej i negocjacjach korzystać ze swego rodzaju „check-list“, tj. listy podstawowych pytań, które każda ze stron powinna sobie zadać jeszcze przed podpisaniem umowy oraz kwestii, które powinna regulować taka umowa.

Warto również pamiętać o tym, że w ramach coraz częstszych transakcji M&A w branży logistycznej, profesjonalnie przygotowana umowa logistyczna będzie przedstawiała dodatkową wartość przedsiębiorstwa oraz ogromnie ułatwi proces przejścia przedsiębiorstwa do nowego właściciela.

I. Wstępne założenia

Przed sformułowaniem umowy a nawet jeszcze przed rozpisaniem przetargu na usługi logistyczne, zleceniodawca powinien wewnątrz własnej organizacji uzyskać odpowiedzi na następujące pytania:

1. jakie zobowiązania zleceniodawca ma wobec swoich odbiorców, tj. czy winien dostarczyć towar, czy kupujący sam go odbierze, czy winien jedynie wysłać towar itp. Odpowiedź na to pytanie znajdzie się głównie w INCOTERMS użytych w umowach między zleceniodawcą a odbiorcami jego towarów.

2. jak wygląda struktura dystrybucyjna zleceniodawcy, tj. czy jest ona centralnie sterowana czy np. pojedyncze jednostki (sklepy) mogą się kontaktować bezpośrednio z centrum logistycznym itp.

3. kwestie prawa spółek: czy w ramach struktury zleceniodawcy, należałoby rozważyć outsourcing usług logistycznych do spółki-córki, która ewentualnie zostanie przejęta przez spółkę logistyczną.

II. Przetarg i negocjacje

Dokumenty przetargowe, tzw. „request for quotation“ lub „request for proposal“ powinny odzwierciedlać nie tylko wyniki wyżej opisanych wstępnych analiz oraz zawierać zasadnicze kwestie komercyjne takie jak zakres świadczeń i wynagrodzenie, ale również odnosić się chociaż w podstawowym zakresie do kwestii odpowiedzialności stron oraz powodów wypowiedzenia umowy.

Po wyłonieniu w drodze przetargu tych potencjalnych kontrahentów, z którymi zleceniodawca przewiduje prowadzenie szczegółowych negocjacji, warto spisać tzw. „letter of intent“ (po polsku „list intencyjny“), który będzie zawierał zasadnicze elementy dokumentów przetargowych i oferty, jak również harmonogram wydarzeń oraz last but not least oświadczenia o zachowaniu poufności obwarowane karą umowną. Należy pamiętać o tym, że co do zasady (wyjątki należy wyraźnie zaznaczyć) listy intencyjne mają charakter niezobowiązujący, więc nie zamykają negocjacji a jedynie wyznaczają granice przedmiotowo-czasowe i w ten sposób pozwalają usprawnić proces negocjacyjny.

III. Umowa logistyczna

Każda umowa logistyczna powinna zawierać co najmniej precyzyjne postanowienia odnośnie świadczeń stron, okresu obowiązywania umowy oraz przedmiotu obrotu logistycznego, tj. towaru, jaki ma być transportowany, pakowany oraz/lub przechowywany.

1. Definicja towaru

Dokładny opis towaru, jaki będzie przedmiotem świadczeń usługodawcy stanowi podstawę każdej profesjonalnej umowy logistycznej nie tylko z powodów komercyjnych. Rosnąca ilość ustaw na poziomie krajowym i europejskim determinuje obowiązki spedytora i centrum logistycznego i wpływa nie tylko na kalkulację wynagrodzenia, ale również jego odpowiedzialność, zakres ubezpieczenia itp.

2. Definicja usługi

Ważne jest również, aby dokładnie opisać wszystkie czynności, jakie ma wykonać usługodawca, najlepiej definiując równocześnie jakie czynności należą do zleceniodawcy lub innych kontrahentów, bowiem praktyka pokazuje, że często przy takim praktycznym zestawieniu okazuje się, jak wiele elementów zostało zapomnianych lub różnie zrozumianych przez strony (np. kto rozładowuje transport, kto kiedy dokonuje inwentaryzacji, kto utylizuje opakowania itp.). Należy również pamiętać o tym, że obowiązek wykonania danych czynności nie określa automatycznie, która ze stron powinna ponosić ich koszty. Bardzo istotne jest w końcu zdefiniowanie od samego początku, jakiego rodzaju umowy poszukuje zleceniodawca – czy umowy ramowej, którą będą „wypełniały“ pojedyncze zlecenia, czy umowy kompleksowej, która ma zawierać wszelkie istotne kwestie, czy ewentualnie umowy okresowej, która ma być systematycznie przedłużana i ewentualnie poszerzana. Do tego należą również ustalenia na temat już teraz przewidywanego rozszerzenia świadczenia (większa powierzchnia, większy zakres geograficzny, itp.). Słowa klucze, które (poza wyżej wymienionymi) warto mieć na swojej „check-list“ to np.: palety, ważenie, POD („proof of delivery“ – dowód dostarczenia), cła i dokumentacja.

3. Wynagrodzenie

Trzecim najważniejszym elementem umowy logistycznej jest (oczywiście) kwestia wynagrodzenia usługodawcy, która często jest opisana zbyt mało precyzyjnie, aby móc uniknąć problemów w trakcie obowiązywania umowy. Zasadniczo warto określić dla każdego odrębnego elementu umowy logistycznej (np. transport, magazynowanie, pakowanie/oznakowanie) odrębną podstawę obliczenia wynagrodzenia. Dla transportu miarodajne będą najczęściej waga i odległość, dla magazynowania kubatura/waga i czas magazynowania, wynagrodzenie za pakowanie lub konfekcjonowanie zaś będzie można najlepiej obliczyć na podstawie ilości, tj. sztuk. Taki podział pozwala nie tylko precyzyjnie skalkulować wynagrodzenie, ale sprawdza się bardzo dobrze również w sytuacji konieczności dopasowania umowy, np. w skutek konieczności obsługi dodatkowych obiektów zleceniodawcy i nawet w sytuacji niewykonania lub wadliwego wykonania któregoś z elementów umowy. Dokładna definicja działa wtedy głównie na korzyść zleceniobiorcy, który może ograniczyć konsekwencje naruszenia umowy do konkretnej jej części.

Ustalając zasady wynagrodzenia w umowie logistycznej warto pamiętać o stricte formalnych kwestiach rozliczeń i uzgodnić w umowie, w jakim terminie ma być wystawiana faktura, jakie dokumenty mają stanowić jej załącznik, jakie są terminy płatności, jakie odsetki i jakie zachęty do dokonania szybkiej płatności (często stosowane są rabaty w zamian za przyśpieszoną płatność). Ważne jest w tym kontekście ustalenie, czy roszczenia mogą zostać potrącone, przelane na osobę trzecią (również factora lub bank) oraz w jakim zakresie usługodawcy może przysługiwać prawo zatrzymania powierzonych mu towarów na poczet zaspokojenia otwartych roszczeń.

4. Odpowiedzialność za nienależyte wykonanie umowy / zabezpieczenia

Jak wspomniano powyżej określenie zasad odpowiedzialności usługodawcy będzie łatwiejsze i bardziej przejrzyste, jeśli oddzielne elementy umowy logistycznej będą już od definicji przedmiotu umowy traktowane (i wyceniane) oddzielnie. Chcąc ograniczyć zakres swojej odpowiedzialności, usługodawca powinien rozważyć wprowadzenie mechanizmów kontrolnych w punktach „łącznikach“, tj. w tych miejscach, w których dwie usługi się stykają. W interesie usługodawcy jest również ustalenie konkretnych i nieprzekraczalnych terminów na dostarczenie mu zgłoszenia szkody. Często spotkane jest również ustalenie maksymalnej granicy odpowiedzialności usługodawcy, która oczywiście będzie często odpowiadała maksymalnej kwocie ubezpieczenia. Ograniczyć można również odpowiedzialność za brakujący towar, ustanawiając np. granicę „bagatelności“, poniżej której braki nie będą traktowane jako naruszenie umowy przez usługodawcę.

W ramach dyskusji o odpowiedzialności warto pamiętać o tym, że nie tylko usługodawca może spowodować szkodę. Zleceniodawca odpowiada bowiem np. za jakość i prawidłowość towaru, często za jego opakowanie i oznakowanie. Usługodawca powinien pamiętać o tym, aby i tym zakresie konsekwentnie trzymać się ustalonego na wstępie dokładnego podziału obowiązków, przypisując zleceniodawcy również odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie obowiązków leżących po jego stronie.

Ważnym dodatkiem do ustaleń na temat odpowiedzialności są zabezpieczenia ewentualnych roszczeń. Strony mogą przykładowo ustalić ryczałtowe odszkodowanie w postaci kary umownej; tego typu zapisy należy jednak bezwzględnie ustalać również z ubezpieczycielem, który może odmówić ubezpieczenia tego typu roszczeń. Uzgadniając kary umowne warto również zastanowić się, czy dane roszczenie ma być wyczerpane poprzez zapłatę kary (wtedy wystarczy ustalić zastosowanie kary umownej) czy ewentualnie stronie poszkodowanej mają przysługiwać roszczenia o naprawienie szkody przewyższającej kary umowne (co należy wyraźnie zaznaczyć w umowie).

5. Okres przejścia

Praktyka pokazuje, że strony umów logistycznych często zapominają o tym, aby szczegółowo ustalić obowiązki i harmonogram w okresie przejścia, tj. okresie implementacji umowy i połączenia systemów IT. Aby zapewnić możliwie gładkie przejęcie usług logistycznych przez nowego kontrahenta, strony powinny przekazać sobie wzajemnie możliwie największą ilość informacji na temat istniejących rozwiązań oraz szczegółowo ustalić plan działań oraz harmonogram czynności koniecznych do zapewnienia pełnej wydajności nowego systemu logistycznego.

6. Inwestycje i Wyłączność

Umowa logistyczna często zobowiązuje usługodawcę do dokonania pokaźnych inwestycji w związku z wykonaniem umowy, takich jak na przykład wynajęcie i wyposażenie magazynu, zakup środków transportu lub przejęcie pracowników zleceniodawcy. Motywacją do dokonania tych inwestycji przez usługodawcę będzie często wyłączność dla usługodawcy. Warto pamiętać o tym, żeby wyłączność obejmowała również ewentualne przyszłe świadczenia. Należy również ustalić, jak strony mają rozliczyć inwestycje, gdyby miało dojść do przedwczesnego zakończenia umowy.

7. Wypowiedzenie / Zakończenie umowy

Ostatnim istotnym punktem umowy jest regulacja trybu jej zakończenia. Duże umowy logistyczne najczęściej są zawierane na czas określony z ograniczoną możliwością wypowiedzenia. W ramach możliwości wypowiedzenia, strony powinny rozróżnić ewentualne wypowiedzenie z zachowaniem terminu wypowiedzenia i wypowiedzenie bez zachowania terminu, tj. ze skutkiem natychmiastowym, które powinno być zarezerwowane jedynie dla najcięższych naruszeń umowy. Umowa powinna bardzo dokładnie określać powody wypowiedzenia, należy unikać ogólnych określeń jak „istotne naruszenie umowy“, ponieważ w razie sporu zawsze strony będą miały odmienne zdania, co do tego, czy dane naruszenie było „istotne“. Warto więc dokładnie podać jakie konkretnie działania mogą prowadzić do rozwiązania umowy oraz warto również wprowadzić wymóg wcześniejszego ostrzeżenia drugiej strony, tak aby strona rzekomo naruszająca umowę miała możliwość podjęcia negocjacji lub zmiany zachowania. W końcu warto też uregulować, która ze stron winna udowodnić naruszenie (lub jego brak) i jak taki dowód miałby wyglądać.

Jak pokazuje powyższe zestawienie najważniejszych elementów umowy logistycznej, umowy te są niezwykle kompleksowe i nie sposób nawet na kilku stronach przedstawić wszystkich możliwości regulacji. Ważne jest jednak, aby pamiętać o tym, że strony mogą i powinny jak najwięcej możliwych scenariuszy przewidzieć w umowie, ponieważ każda nieuregulowana kwestia stwarza ryzyko późniejszej interpretacji przez sąd.

mec. Katarzyna Woroszylska

Katarzyna Woroszylska jest adwokatem prawa niemieckiego (Rechtsanwältin), wpisanym na listę adwokatów zarówno w Polsce jak i w Niemczech. Posiada ponad 10 – letnie doświadczenie zawodowe zdobyte podczas współpracy z międzynarodowymi kancelariami prawnymi i w Niemczech i w Polsce. Zakres jej specjalizacji obejmuje przede wszystkim: prawo handlowe, prawo nieruchomości i prawo budowlane, prawo transportowe, prawo konkurencji, prawo własności intelektualnej oraz prawo spółek. Mec. Woroszylska jest wykładowcą w Szkole Prawa Niemieckiego przy UW oraz długoletnim współpracownikiem Fundacji Helsińskiej. Prowadziła postępowania przed Trybunałem Konstytucyjnym. Współpracuje z C.H. Beck - największym wydawnictwem prawniczym w Polsce i Niemczech. Jest jedynym polskim członkiem Deutsche Gesellschaft für Transportrecht (German Association for Transport Law). Obsługuje największych międzynarodowych przedsiębiorców przy inwestycjach i sporach wartych kilkaset milionów złotych. Biegle włada również językiem francuskim (posiada maturę francuską) oraz odbyła studia prawniczo – ekonomiczne we Francji.

e|n|w|c jest wiodącą siecią kancelarii w Europie Środkowo-Wschodniej, świadczącej kompleksowe usługi doradztwa prawnego. Warszawskie biuro e|n|w|c jest jednym z sześciu w regionie (Wiedeń, Budapeszt, Praga, Brno, Bratysława i Kijów). Ścisła współpraca między biurami umożliwia kompleksową i sprawną obsługę przedsiębiorców operujących zarówno lokalnie jak i międzynarodowo, w tym klientów przeprowadzających transakcje międzynarodowe.

Praktyka kancelarii e|n|w|c koncentruje się wokół szeroko rozumianego prawa gospodarczego, w tym m.in. prawa spółek, prawa kontraktów, prawa nieruchomości, prawa pracy, M&A, ochrony środowiska oraz różnych aspektów materialnego i procesowego prawa cywilnego. Istotną częścią praktyki kancelarii e|n|w|c jest także mediacja pozasądowa, umożliwiająca niejednokrotnie polubowne i korzystne dla obu stron zakończenie wszelkiego rodzaju sporów cywilno-gospodarczych.

Obecnie, e|n|w|c Kancelaria Prawna zrzesza ponad 70 prawników w regionie Europy Środkowo-Wschodniej, którzy doradzają znaczącym krajowym i międzynarodowym przedsiębiorstwom w takich dziedzinach jak: handel, transport, przemysł, technologia i świadczenie usług, banki i ubezpieczenia.

Ponadto sieć e|n|w|c jest członkiem Interlaw – międzynarodowej organizacji skupiającej wiodące Kancelarie prawa gospodarczego w ponad 100 krajach na świecie, dysponujące ponad 4300 adwokatami i radcami prawnymi.

W warszawskim biurze e|n|w|c do dyspozycji pozostaje zespół prawników biegle władających językami obcymi: angielskim i niemieckim. Eksperci e|n|w|c posiadają zarówno wiedzę wynikającą z międzynarodowej praktyki kancelarii jak i doskonałą znajomość lokalnych uwarunkowań prawnych, z którymi musi zmierzyć się przedsiębiorca.

Źródło: Kancelaria Prawna e|n|w|c

21.03.2011

Tagi: transport, logistyka, umowa logistycznap>

Udostępnij